Ora che il lavoro è sempre più ibrido e flessibile (dove le aziende scelgono di adattarsi invece di utilizzare il ritorno in sede come politica disincentivante per licenziare personale), sembra quasi che abbiamo tratto il peggio da ogni strumento di comunicazione usato per lavorare: se sei a casa, vieni bombardato da notifiche, chiamate improvvisate che iniziano con “scusa se ti disturbo” o “ti rubo solo un attimo” o, peggio ancora, email che sembrano scritte da un robot addestrato dal più svogliato degli impiegati pubblici. Quando sei in ufficio, invece, vieni infilato in una riunione dopo l’altra perché “dato che sei qui, dovremmo sfruttare l’occasione!”

Le riunioni sono una lamentela comune a cui però poche organizzazioni rispondono adottando tecniche costruttive. Quando si partecipa a così tante chiacchierate che sembra di non avere tempo per fare il proprio lavoro, ottimizzare le riunioni non fa una grande differenza. In molti, molti casi, probabilmente dovremmo ridurre il numero delle riunioni.

Eppure, non tutte le riunioni sono davvero inutile e non dovremmo eliminarle del tutto: confrontarsi permette di sviluppare competenze trasversali e trovarsi nella stessa stanza a parlare di un problema comune è più facile perché il contatto e la vicinanza facilitano l’empatia (che i nostri cervelli misurano in distanza fisica).

Se fatte bene, le riunioni hanno il potere di trasformare quella che potrebbe essere una lunga catena di e-mail sempre più passivo-aggressive in una discussione che chiarisce rapidamente, a tutti, la situazione.

Per migliorare questa situazione e vincere l’incubo dell’interruzione da meeting, leader e manager possono fare una serie di cose che potrebbero migliorare la vita di tutte le persone all’interno dell’organizzazione, anche di coloro che non rispondono mai su Teams e poi, il giorno dopo, chiedono se ci sono novità.

È bello quando sai esattamente cosa devi fare e quindi non devi andare nel panico pensando di aver sbagliato tutto o di trovarti nella situazione di “presentarti a scuola senza aver fatto i compiti”.

Ogni volta che chiami una riunione, invece di mandare l’ordine del giorno o l’argomento di cui si parlerà, descrivi esattamente ciò che vorresti venisse fatto durante la riunione, chiarisci ruoli e argomenti, un obiettivo e un paio di regole:

• Vuoi che le persone arrivino con idee su come risolvere un problema? Invia il problema in anticipo.
• Ti aspetti che le persone prendano appunti? Dichiaralo apertamente.

In questo modo limiti la dispersione di tempo e fai in modo che tutti siano sul pezzo, tu per primo.

Quando le tue aspettative sono chiare, le persone possono soddisfarle… un presupposto che dovremmo tenere in considerazione anche fuori dal lavoro, nelle nostre relazioni.

Più sei vago, più il risultato sarà lontano dalle aspettative e il tuo team sarà ansioso e incerto.

NB: “in anticipo” significa in anticipo, con tempo sufficiente affinché le persone possano prepararsi durante l’orario di lavoro.

Quando le persone entrano in un meeting con chiarezza, anche l’emotività in gioco è diversa e il modo in cui si relazionano tra loro e i capi migliora. Alle persone piace la prevedibilità. È rassicurante e utile per creare sicurezza psicologica.

• Chi parlerà e quando
• Quali punti bisogna trattare
• Quanto durerà la riunione, senza possibilità di prolungamenti

Anche quando la riunione è più informale e fluida, prepara le persone: abbiamo bisogno di struttura e se non siamo in grado di formulare chiaramente l’obiettivo di una riunione, probabilmente non dovrebbe avvenire.

Non tutti danno il meglio di sé durante le riunioni, dove è necessario adattarsi e sono richieste competenze specifiche relazionali che sono sempre meno diffuse e sviluppate. Le riunioni hanno una rigida impostazione che spesso fa emergere conflitti latenti non gestiti e altre problematiche aziendali che non vengono affrontate accuratamente dalla leadership.

Alcune persone danno il meglio di sé se hanno tempo per scrivere una relazione, se prese singolarmente o se portate a pranzo.

Se hai una posizione di leadership all’interno dell’organizzazione, dovresti considerare le esigenze delle persone, non le tue, e usare la riunione se può aiutare il team a lavorare meglio, non ad aggiornarti sull’andamento del lavoro.

NB: devi creare TU lo spazio perché tutti si esprimano. Quando mandi il briefing per le riunioni, chiedi ai partecipanti se desiderano parlare di altro, e di rispondere all’email in modo specifico. Crea spazio per consentire alle persone di esprimere le loro opinioni e rispondere a ciò che dici.

Altrimenti, non stai tenendo una riunione, stai facendo un monologo. Niente di sbagliato, ma se non vuoi avere risposte, manda un’email con delle richieste e risparmia al tuo team la riunione.

Se le persone stanno in silenzio, è normale. I senior dovrebbero imparare ad accettare che i nuovi arrivati, prima di aprirsi, potrebbero avere bisogno di tempo. Non obbligare nessuno alla partecipazione e, nei momenti di silenzio, aspetta con pazienza che qualcuno intervenga: chi ascolta davvero si prende il tempo di rispondere, mentre chi parla subito dopo averti ascoltato, probabilmente stava solo aspettando di dire la sua.

Quando una coppia sta insieme da un po’ di tempo è importante trovare nuovi modi di passare il tempo insieme o di portare freschezza alle abitudini consolidate. A letto, per esempio, sappiamo quanto variare sia importante per tenere alta la complicità.

Al lavoro le cose funzionano allo stesso modo, perché le organizzazioni sono composte da persone. Pertanto, a meno che i tuoi dipendenti siano tutti GPT, tenere in considerazione le specificità di tutti è fondamentale per il successo dell’organizzazione.

Se tenete riunioni regolari da mesi e mesi, spezzare l’ordinario è importante anche solo per evitare che la noia filtri l’importanza delle informazioni condivise: all’inizio di una carriera o di un’impresa, le riunioni sono sempre entusiasmanti, ma col tempo il fuoco rischia di spegnersi.

A volte è sufficiente cambiare luogo in cui si svolge la riunione, attuare una tecnica di gamestorming o cambiare ruoli.

“Ma non avevi detto che alle persone piace la prevedibilità?” Certo, ma c’è una linea sottile tra routine e monotonia. Se fai le cose sempre allo stesso modo da anni, non aver paura di provare qualcosa di diverso.

Più importante che stabilire delle regole è far sì che tutti le rispettino. Se sei il leader della riunione e qualcuno sta monopolizzando il tempo, criticando aspramente le idee degli altri, andando fuori tema in modo negativo per cercare di trasformare la riunione in una sessione di lamentele, qualunque cosa sia, è tua responsabilità chiarire con calma ma con fermezza che questo non è accettabile.

Allo stesso modo, se sei il leader nella riunione, spetta a te far rispettare l’ordine del giorno a tutti. Sei tu che lo stabilisci, sei tu che lo metti in atto. Sei tu che guidi, non sei seduto tra il pubblico a guardare cosa succede.

Il 90% delle riunioni fallisce all’inizio perché non c’è un obiettivo chiaro o alla fine, perché non è chiaro chi debba fare cosa in seguito.

Riserva dai cinque ai dieci minuti alla fine di ogni riunione per riassumere ciò che accadrà una volta terminata. Indica quali azioni saranno intraprese, chi si occuperà di cosa e quando le persone riceveranno un feedback sulle idee condivise o sui prossimi passi da compiere. 

È facile che le persone escano da una riunione con percezioni completamente diverse su come è andata la riunione e su cosa dovrebbero fare una volta tornati alla loro scrivania. 

Non dare per scontato che siate tutti sulla stessa lunghezza d’onda: mentre siete ancora nello stesso spazio, prima di alzarsi dal tavolo, è necessario verbalizzare ciò che è emerso dalla riunione. In questo modo, tutti ne sono stati testimoni, nessuno dà nulla per scontato e c’è responsabilità.

Fai un riassunto. Non affidarti alla memoria o agli appunti di tutti. Ora ci sono molti strumenti di intelligenza artificiale integrati in Teams e Google Meet che possono registrare la tua riunione e riassumere i punti salienti.

Usali. Oppure fallo da solo e scrivi solo i punti d’azione che hai esaminato alla fine.

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